Bases de Hockey Canada

Politique de confidentialité de Hockey Canada

Politique de confidentialité des courriels

La présente communication est destinée uniquement à la personne ou à l’entité nommée ci-dessus, et peut contenir des renseignements confidentiels, protégés par la loi ou exempts des obligations de divulgation en vertu du droit applicable. Si vous n’êtes pas le destinataire prévu ci-dessus ou une personne chargée de lui transmettre des messages ou des communications, vous êtes par les présentes avisé que toute utilisation, distribution ou copie de la présente communication ou des renseignements qu’elle contient est strictement interdite.


 
Contexte

Seul organisme de régie du hockey amateur au Canada, Hockey Canada fournit des programmes de hockey partout au pays en collaboration avec ses 13 membres, ses associations de hockey mineur et ses organisations partenaires, dont la Ligue canadienne de hockey, la Ligue de hockey junior canadienne et U SPORTS. La prestation de programmes de hockey nécessite d’assurer tous les services requis par les ligues et les équipes et lors des parties de hockey amateur, ce qui comprend le choix et la formation des entraîneurs et des officiels, l’évaluation du niveau des joueurs, ainsi que la définition des règles et des règlements pour le hockey amateur. Dans le cadre de ses programmes, Hockey Canada et les entités liées susmentionnées ont aussi comme responsabilité de déterminer si les règlements en matière de transfert s’appliquent, de faire du dépistage, d’évaluer la réussite de certains programmes afin de les améliorer, de faciliter les communications en cas d’urgence, de fournir des occasions de formation et de carrière, de faire des recherches et d’assurer un contact électronique régulier avec les participants.

Objet

La présente politique décrit la manière dont Hockey Canada recueille, utilise, conserve, sauvegarde, divulgue et élimine les renseignements personnels de ses participants inscrits, dont les joueurs, les entraîneurs, les arbitres, les responsables et les bénévoles, ainsi que les renseignements qui peuvent être fournis de temps à autre par d’autres parties.

Elle décrit en outre la manière dont Hockey Canada répond aux exigences en matière de confidentialité des lois fédérales et provinciales et respecte les dix principes de l’Association canadienne de normalisation énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. On y décrit chacun des principes, ainsi que la façon dont ils sont mis en œuvre. Hockey Canada s’efforcera de respecter, voire dépasser les exigences prévues par les lois fédérales et provinciales, et veillera à ce que sa politique demeure en phase avec les changements technologiques et juridiques. Tout changement sera immédiatement signalé sur le site Web de Hockey Canada.



1. Responsabilité

1.1 Hockey Canada nommera un employé (l’« agent de la protection de la vie privée ») qui sera notamment responsable de la mise en œuvre et du suivi de la Politique de confidentialité de Hockey Canada. Celui-ci veillera à ce que les pratiques de Hockey Canada demeurent conformes aux principes de confidentialité. Il devra également répondre aux demandes d’accès conformément à la présente politique. L’agent de la protection de la vie privée relèvera du président et chef de l’exploitation de Hockey Canada. La responsabilité ultime des questions de confidentialité incombe au conseil d’administration de Hockey Canada. L’agent de la protection de la vie privée peut, à sa discrétion, demander l’aide d’autres membres du personnel ou de bénévoles de l’organisation. Cela n’atténuera d’aucune manière sa responsabilité à l’égard de la confidentialité.

1.2 L’identité de l’agent de la protection de la vie privée sera entièrement divulguée et accessible aux participants inscrits de Hockey Canada et au public en général. L’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada est Glen McCurdie; on peut le joindre par courriel à [email protected],ou par téléphone au 613-696-0781.

1.3 L’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada veillera à ce que Hockey Canada gère tous les renseignements personnels en sa possession conformément à la présente politique, y compris ceux pouvant être transférés à un tiers. Les organismes tiers qui gèrent des renseignements pour le compte de Hockey Canada doivent être tenus par contrat de respecter les normes de Hockey Canada.

1.4 Hockey Canada mettra en œuvre des politiques internes qui faciliteront le respect de la présente politique, notamment à l’égard des aspects suivants :

  • l’adoption de mesures de sécurité à tous les niveaux pour protéger les renseignements personnels en sa possession;
  • l’adoption de procédures de gestion des plaintes et d’enquête;
  • la formation du personnel sur tout ce qui a trait à la gestion de l’information, y compris la Politique de confidentialité de Hockey Canada ainsi que les politiques et procédures élaborées au titre de celle-ci.

 



2.
 Détermination des fins de la collecte des renseignements, type de renseignements recueillis et site Web

2.1 Hockey Canada recueille uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires à la prestation de ses programmes de hockey et aux autres fins décrites aux présentes. Ses politiques et procédures en matière de confidentialité seront facilement accessibles. La procédure permettant de porter plainte à l’égard d’un non-respect des principes ou des lois applicables sera également facile d’accès et transparente. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec l’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada. L’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada est Glen McCurdie; on peut le joindre par courriel à [email protected],ou par téléphone au 613-696-0781.

2.2 Hockey Canada recueille auprès des participants inscrits les renseignements personnels nécessaires à la prestation de ses programmes de hockey :

 

  • Le nom, l’adresse et la date de naissance des joueurs sont recueillis pour évaluer si leur région géographique, leur division et leur niveau de jeu sont conformes aux règlements de Hockey Canada et de ses membres.
  • Des renseignements sur les équipes pour lesquelles les joueurs ont déjà joué sont recueillis pour établir si les règlements de Hockey Canada sur les transferts s’appliquent.
  • Des renseignements concernant le niveau d’habileté et le développement des participants et des commentaires sur les programmes sont recueillis pour évaluer le fonctionnement des programmes de l’organisation et mieux les planifier dans l’avenir.
  • Des renseignements sur les parents des joueurs, comme leur nom, leur adresse, leur numéro de téléphone et leur adresse électronique, peuvent être recueillis pour faciliter la communication en cas d’urgence et assurer la conformité aux règlements de Hockey Canada en matière de résidence.
  • Des renseignements sur la scolarité peuvent être recueillis pour assurer le respect des règlements de Hockey Canada en matière de résidence.
  • Des adresses électroniques peuvent être recueillies pour faciliter la communication avec les membres concernant les événements et les programmes à venir.
  • Des renseignements concernant le niveau d’habileté, les capacités, les personnes à joindre en cas d’urgence et la santé peuvent être recueillis pour que les activités de l’organisation se déroulent dans un environnement sécuritaire.
  • Les renseignements personnels recueillis lors de l’inscription peuvent aussi être utilisés aux fins de recherches sur le hockey, notamment sur le plan démographique.
  • Plusieurs entités sont liées à Hockey Canada et offrent des programmes de hockey sous ses auspices, dont des membres, des associations de hockey mineur, des ligues et des organisations partenaires. Hockey Canada peut divulguer les renseignements personnels décrits au paragraphe 2.2 à certaines de ces organisations afin de faciliter la prestation de programmes de hockey et d’assurer la conformité aux règles et règlements.
  • Des renseignements personnels peuvent être recueillis aux fins d’une demande de règlement réelle ou potentielle et de l’enquête pouvant en découler.
  • Des renseignements concernant des appels et des contestations de règlements peuvent être recueillis, de même que des renseignements considérés comme nécessaires pour défendre Hockey Canada contre toute poursuite intentée contre elle.

 

2.3 Hockey Canada s’efforcera, par l’intermédiaire de ses membres, de ses associations de hockey mineur, de ses partenaires et de ses ligues, d’aviser les candidats potentiels dès leur inscription des motifs qui justifient la collecte de données, ou de les inviter à consulter le site Web HockeyCanada.ca. L’organisation veillera en outre à ce que toutes les entités qui recueillent des renseignements personnels connaissent leurs contextes d’utilisation potentiels. Tous les renseignements personnels recueillis par Hockey Canada doivent être conservés électroniquement ou dans l’un des trois bureaux, dont l’adresse figure sur le site Web.

2.4 Hockey Canada demandera la permission de la personne visée avant d’utiliser ses renseignements personnels à des fins autres que celles prévues ci-dessus, sauf si cette utilisation est permise par la loi.

2.5 Hockey Canada peut aussi recueillir et utiliser les renseignements de toute personne qui accède aux sections sécurisées de HockeyCanada.ca. Lorsque vous visitez le site Web, il est possible que l’on vous demande notamment votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre sexe ou genre [et les autres renseignements personnels énoncés au paragraphe 2.2]. Tous ces renseignements personnels seront traités selon les mêmes paramètres que les autres renseignements personnels recueillis par Hockey Canada par d’autres moyens. Vous avez toujours le choix de fournir ou non certains renseignements, mais il est possible que vous n’ayez pas pleinement accès à toutes les sections du site si certains des champs ne sont pas remplis. Notre site Web recueille aussi des renseignements non identificatoires concernant les utilisateurs, dont leur adresse IP, la section visitée et l’information téléchargée. Hockey Canada peut utiliser ces renseignements non identificatoires et les divulguer à ses fournisseurs de services aux fins d’administration du système et pour l’amélioration du site Web.



3. Consentement

3.1 Hockey Canada utilisera les renseignements personnels aux fins décrites à l’article 2 et aux paragraphes 3.2 et 3.3 ci-dessous. En consentant à fournir vos renseignements à Hockey Canada, vous serez réputé avoir donné votre consentement à l’utilisation de vos renseignements aux fins décrites aux présentes, et à la divulgation de ceux-ci aux entités liées aux mêmes fins.

3.2 En plus d’utiliser vos renseignements personnels aux fins de prestation de programmes de hockey, Hockey Canada peut de temps à autre utiliser votre nom, votre adresse et vos coordonnées pour vous transmettre des offres promotionnelles, dont de l’information concernant ses membres, ses associations de hockey mineur, ses partenaires et ses ligues, et sur d’autres tiers qui offrent des produits ou des services qui, de l’avis de Hockey Canada, pourraient vous intéresser. Hockey Canada et tout autre tiers peuvent communiquer avec vous à des fins promotionnelles (ou pour vous transmettre des communications sur le hockey ou des mises à jour des membres, des associations de hockey mineur, des partenaires ou des ligues). Hockey Canada demandera votre consentement à ces communications durant le processus d’inscription. Si vous donnez votre consentement à l’utilisation de vos renseignements, mais souhaitez le retirer par la suite, vous pouvez le faire en communiquant avec nous de la façon prévue au paragraphe 3.4.

3.3 Hockey Canada reconnaît que le hockey est, de par sa nature, un sport de contact et que les blessures sont, dans une certaine mesure, inhérentes au jeu. L’organisation croit que les dossiers, antécédents et formulaires médicaux d’une personne peuvent être utiles en cas d’urgence, et il est donc possible qu’elle les demande. Ses participants inscrits ne sont en aucun cas obligés de fournir ces renseignements et peuvent refuser de le faire sans pénalité. La communication de ceux-ci sera considérée par Hockey Canada comme un consentement à leur utilisation subséquente en cas d’urgence médicale.

3.4 Si, à tout moment, vous souhaitez retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements à quelque fin que ce soit, vous pouvez le faire en communiquant avec l’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada. L’organisation fera de son mieux pour répondre à votre demande en temps opportun sans réduire les services qui vous sont offerts. Elle vous expliquera en outre les effets du retrait de votre consentement sur ces services.

3.5 Hockey Canada peut recueillir des renseignements personnels sans consentement si cela est raisonnable et permis par la loi.



4.
 Limitation de la collecte

4.1 Tout renseignement doit être recueilli de façon juste et licite, conformément aux dispositions de la présente politique.

4.2 Hockey Canada ne recueille pas de renseignements indistinctement. La quantité et le type de renseignements recueillis se limitent à ce qui est essentiel à l’atteinte de ses objectifs.

4.3 Hockey Canada n’aura pas recours à des subterfuges pour obtenir des renseignements personnels de la part des participants inscrits ou de toute autre personne.



5. Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

5.1 Sous réserve des lois applicables, Hockey Canada limite l’utilisation des renseignements personnels qu’elle recueille aux fins décrites aux articles 2 (Détermination des fins de la collecte des renseignements) et 3 (Consentement).

5.2 Hockey Canada conserve les documents pour une durée qui dépend des nécessités.

 

  • Elle conservera normalement les données d’inscription d’une personne pour une période de trois ans suivant son départ de ses programmes, au cas où elle déciderait de revenir.
  • Les renseignements sur les parents ou la famille seront normalement conservés aussi pour une période de trois ans après le départ du participant inscrit.
  • Plusieurs entités sont liées à Hockey Canada et offrent des programmes de hockey sous ses auspices. Comme il a été expliqué précédemment, Hockey Canada peut, de temps à autre, transmettre des renseignements à ses membres, ses associations de hockey mineur, ses partenaires et ses ligues pour faciliter la prestation de programmes de hockey et assurer la conformité aux règles et aux règlements.
  • Hockey Canada peut, de temps à autre, faire appel à des fournisseurs tiers pour fournir des programmes de hockey et des services techniques et de soutien. Avant de se procurer les services de ces fournisseurs, Hockey Canada les obligera par contrat à traiter vos renseignements personnels conformément à la présente politique.
  • Hockey Canada pourrait, à un moment ou un autre, faire l’objet d’une vente, d’une fusion, d’un transfert ou d’une réorganisation, et pourrait divulguer des renseignements personnels à l’autre partie à la transaction. Hockey Canada veillera à ce que l’autre partie soit obligée par contrat à traiter ces renseignements conformément à la présente politique.
  • Hockey Canada peut divulguer vos renseignements personnels à une autorité gouvernementale qui dispose d’une autorisation légitime pour les demander, si elle a des motifs raisonnables de croire que les renseignements pourraient être utiles à une enquête visant des activités illégales, pour se conformer à une assignation, un mandat ou une ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir d’obliger la divulgation des renseignements, ou dans tout autre contexte autorisé par le droit applicable.
  • Hockey Canada peut, à sa discrétion, divulguer des renseignements personnels pour recouvrer des créances qui lui sont dues.

 

5.3 Certains documents peuvent être assujettis à une période de conservation régie par des lois fédérales ou provinciales, et Hockey Canada respectera celle-ci en tout temps.



6. Exactitude

6.1 Hockey Canada tâchera autant que possible de préserver l’exactitude des renseignements qui lui sont confiés. L’organisation tentera de protéger les intérêts des personnes visées, et de veiller à ce que les décisions les concernant ne soient pas prises en fonction de renseignements personnels inexacts.

6.2 Hockey Canada mettra les renseignements à jour uniquement lors des inscriptions et des renouvellements, et lorsque de nouveaux renseignements lui seront transmis par un participant ou en son nom.


7. Mesures de sécurité

7.1 Des mesures de sécurité ont été mises en œuvre pour que vos renseignements personnels soient protégés contre le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée.

7.2 La nature des mesures variera en fonction du degré de sensibilité des renseignements personnels recueillis. Plus les renseignements seront sensibles, plus les mesures de sécurité seront strictes.

7.3 Parmi les mesures de sécurité et de protection prévues, on compte notamment le recours à des fichiers, des bureaux et des lieux d’entreposage verrouillés, à des autorisations sécuritaires et à un accès sélectif, de même qu’à des mesures technologiques comme la protection par mot de passe et le chiffrement.



8. Transparence

8.1 Hockey Canada divulgue publiquement les méthodes qu’elle utilise pour gérer les renseignements personnels. Cette information est facilement accessible par la présente politique, sur le site Web et sur demande auprès de l’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada, Glen McCurdie, qui peut être joint par courriel à [email protected], ou par téléphone au 613-696-0781.

    • Les renseignements accessibles sont les suivants :

 

  • Le nom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone de l’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada;
  • Les formulaires à utiliser pour accéder à vos renseignements ou les modifier;
  • Une description du type de renseignements personnels détenus par Hockey Canada – dont les renseignements requis pour l’inscription, soit le nom du participant, sa date de naissance, son adresse, les équipes pour lesquelles il a joué, ses renseignements médicaux et son adresse électronique – et de leur utilisation générale;
    •  
  • Les renseignements servant à faire du dépistage, à trouver des occasions de commandite et des donateurs, ainsi qu’à communiquer avec d’anciens participants, de même que ceux utilisés par Hockey Canada à des fins commerciales;
  • Les renseignements qui peuvent être mis à la disposition d’organismes liés, de membres, d’associations de hockey mineur, de partenaires, de ligues ou de fournisseurs de service tiers, conformément aux dispositions de la présente politique.



9. Accès aux renseignements personnels

9.1 Sous réserve des lois applicables et à la demande de la personne concernée, Hockey Canada doit révéler si elle possède ou non des renseignements personnels sur une personne. Elle doit divulguer la source des renseignements si on lui en fait la demande, et révéler le nom des tiers à qui les renseignements ont été transmis.

9.2 Hockey Canada peut vous demander de fournir des renseignements permettant d’établir votre identité avant de vous divulguer des renseignements personnels.

9.3 Sous réserve des lois applicables, Hockey Canada s’efforcera de fournir les renseignements demandés dans les 30 jours suivant la réception des renseignements requis pour vous identifier et n’exigera que les sommes requises pour couvrir les dépenses engagées pour fournir les renseignements demandés. Ces renseignements devront être fournis dans un format compréhensible au moment de la demande.

9.4 Tout renseignement inexact porté à l’attention de Hockey Canada sera corrigé aussi rapidement que possible, et les tiers concernés seront avisés des modifications en temps utile.



10. Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

10.1 Hockey Canada a prévu des procédures pour la résolution des griefs en lien avec l’administration de la présente politique.

10.2 Lors de la réception d’une plainte, Hockey Canada communiquera sa procédure de plainte, laquelle sera simple et facile d’accès.

10.3 Hockey Canada mènera une enquête pour toute plainte déposée. Si la plainte est considérée comme fondée, Hockey Canada prendra les mesures nécessaires pour assurer sa conformité et apportera des changements à ses politiques pour demeurer conforme.

10.4 Toutes les plaintes doivent être adressées à l’agent de la protection de la vie privée de Hockey Canada, Glen McCurdie, qui peut être joint par courriel à [email protected], ou par téléphone au 613-696-0781.

Pour en savoir plus sur les politiques de confidentialité et en matière de droits d’auteur de Hockey Canada,
veuillez écrire à [email protected].

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